Wewnętrzny proces raportowania danych niefinansowych na potrzeby organizacji prac nad przygotowaniem Oświadczenia dotyczącego zrównoważonego rozwoju został w 2024 roku zaktualizowany w związku z realizacją prac, obejmującą większą niż dotychczas liczbę danych do zaraportowania oraz większą liczbę spółek Grupy zaangażowanych w proces.
Na potrzeby opracowania ujawnień w zakresie zrównoważonego rozwoju, Grupa PGE podjęła decyzję o opracowaniu nowego modelu przygotowywania i raportowania danych niefinansowych, opierając się na dotychczasowych doświadczeniach.
Rolę koordynatora raportowania danych niefinansowych objął Wydział ESG w Departamencie Relacji Inwestorskich i ESG PGE S.A. Wydział ESG oprócz pełnienia roli koordynatora wspierał spółki w pozyskiwaniu danych (poprzez szkolenia, opracowywanie narzędzi do raportowania, przygotowywanie wytycznych).
W ramach przygotowań do procesu sprawozdawczości zrównoważonego rozwoju za 2024 rok zostały przeprowadzone wewnętrzne analizy na potrzeby identyfikacji i mitygacji ewentualnych ryzyk związanych z przygotowaniem sprawozdawczości. Jednocześnie Grupa podjęła działania mające na celu mitygację tych ryzyk.
Grupa PGE na każdym etapie procesu identyfikuje i analizuje możliwe ryzyka, jednocześnie planując i realizując działania mitygujące. W trakcie prac z doradcą nad przygotowaniem GK PGE do procesu raportowania CSRD, zostały zidentyfikowane ryzyka związane ze sprawozdawczością zrównoważonego rozwoju. Były one omawiane podczas spotkań wewnętrznych, a następnie planowane były działania wyprzedzające, pozwalające na zapobieganie tymże ryzykom.
Nad procesem raportowania sprawowany jest nadzór i realizowane są te same zasady kontrolne, jak w przypadku sprawozdawczości okresowej. W ramach wewnętrznych procedur funkcjonują procedury w zakresie sprawozdawczości, polityk informacyjnych, itp.
W ramach reakcji na ryzyka podejmowane są działania zapobiegawcze, szkolenia dla kadry menadżerskiej oraz pracowników zaangażowanych w proces raportowania zarówno w PGE S.A., jak i po stronie spółek, wykorzystywane są narzędzia do zbierania danych w postaci przygotowanych formularzy z zastosowaniem formuł zliczających, pozwalających na agregację danych, a proces realizowany był z udziałem ekspertów zaangażowanych w proces raportowania danych niefinansowych w poprzednich latach. W ramach prac dokonano oceny możliwości wprowadzania rozwiązań IT, w efekcie wybrane zostało rozwiązanie, które ograniczało ryzyka związane z implementacją całkowicie nowych systemów do wszystkich spółek Grupy, w tym ryzyka pracy w chmurze zewnętrznej oraz ryzyka dostawcy.
Na obecnym etapie realizacji procesu raportowania zgodnego z Dyrektywą CSRD (pierwszy rok raportowania) organizacja przygotowuje odpowiednie komponenty niezbędne do budowania systemu zarządzania ryzykiem związanym z raportowaniem zrównoważonego roku. Proces traktowany jest jako długofalowy i opiera się zarówno na dotychczasowej wiedzy eksperckiej w zarządzaniu procesem raportowania, jak i na wiedzy z zakresu zarządzania ryzykiem. Przygotowanie odpowiedniej bazy i materiałów niezbędnych do zbudowania wiarygodnej, kompletnej i opartej na wiedzy i doświadczeniu metody pomiaru wymaga wielowymiarowego działania – nad czym GK PGE rozpocznie prace w ramach realizowanego projektu zarządzania zrównoważonym rozwojem.
Obecne oceny ryzyka nie wynikały z opracowanej metodyki i nie zostały również objęte skalą (od najwyższego ryzyka do najniższego). W pierwszym roku przygotowywania Oświadczenia Grupa PGE przyjęła zasadę, że wszystkie zidentyfikowane ryzyka w zakresie sprawozdawczości zrównoważonego rozwoju są na takim samym wysokim poziomie zarówno pod względem prawdopodobieństwa wystąpienia zdarzenia, jak i wagi możliwych efektów. W związku z powyższym Grupa PGE przyjęła konieczność mitygacji wszystkich zidentyfikowanych ryzyk i zastosowała działania zapobiegające ich wystąpieniu. Wszystkie realizowane działania miały na celu zapewnienie ciągłości nieprzerwanego działania w procesie raportowania, tj. zapewnienia ciągłości procesu bez jego znaczących zakłóceń dostosowując adekwatność rozwiązań do możliwości organizacji.
Pierwszy rok raportowania stanowi bazę do stworzenia systemu zarządzania ryzykiem sprawozdawczości zrównoważonego rozwoju w kolejnych latach. Określone zostały role w procesie i poziomy weryfikacji danych.
W kolejnych latach możliwe będzie zestawienie wpływu zakłóceń i klasyfikacji ryzyka szacunkowego, przy wykorzystaniu odpowiednich narzędzi wewnętrznych. Pozwoli to nie tylko na analizę i identyfikację ryzyka, ale także na stałe monitorowanie i wdrażanie niezbędnych zmian, aby ograniczyć prawdopodobieństwo wystąpienia i zminimalizować wagę efektów w zależności od klasyfikacji danego ryzyka.
Kluczowe zidentyfikowane ryzyka dotyczące sprawozdawczości zrównoważonego rozwoju
Mitygacja: szkolenia zewnętrzne i wewnętrzne, bieżąca współpraca z doradcą zewnętrznym, uruchomienie procesu z dużym wyprzedzeniem, warsztaty dla zespołów odpowiedzialnych za poszczególne elementy sprawozdawczości.
Mitygacja: sukcesywna realizacja procesu od września 2023 roku, począwszy od budowy struktury pozyskiwania danych i podziału ról w organizacji: właściciele koszyków merytorycznych po stronie PGE/Liderzy ESRS-ów/ujawnień/, koordynatorzy merytoryczni poszczególnych tematów w segmentach/ dostarczyciele danych w spółkach GK PGE; powołanie Koordynatorów ds. ESG w każdej spółce; przygotowanie narzędzi do pozyskiwania danych ilościowych.
Mitygacja: budowa struktury pozyskiwania danych, pięciostopniowy proces sprawdzania/weryfikacji danych obejmujący role osób odpowiedzialnych za raportowanie na poziomie spółki, koordynatorów merytorycznych obszarów tematycznych na poziomie spółki, właścicieli tych obszarów tematycznych na poziomie GK PGE, Wydział ESG w zakresie kompletności i analizy danych w odniesieniu do lat poprzednich w możliwym do porównania zakresie.
Mitygacja: pięciostopniowy proces sprawdzania/weryfikacji danych, budowa formularzy do zbierania danych, wykorzystanie długoletniego doświadczenia z dotychczasowych procesów raportowych.
Mitygacja: przeprowadzenie dokładnego procesu oceny podwójnej istotności.