Ze względu na znaczący rozmiar Grupy PGE oraz liczbę i różnorodność jednostek organizacyjnych (Centrum Korporacyjne, segmenty biznesowe, poszczególne spółki, oddziały spółek), z których większość stanowi odrębnych pracodawców, a także liczne reprezentacje pracownicze (organizacje związkowe, rady pracowników), podejście do współpracy z pracownikami jest wielowymiarowe i dostosowane do kontekstu organizacyjnego.
Zaangażowanie pracowników w poszczególnych spółkach jest odpowiedzialnością ich zarządów oraz wyznaczonych komórek organizacyjnych – głównie HR, zgodnie z regulaminami organizacyjnymi i zakresem udzielonych pełnomocnictw.
Procesy konsultacji i współpracy z pracownikami w GK PGE są podzielone na trzy kategorie:
Pozwala to na włączenie pracowników w procesy decyzyjne. Działania te mają na celu zarządzanie rzeczywistym i potencjalnym istotnym wpływem w obszarach bezpośrednio ich dotyczących.
W GK PGE współpraca z pracownikami realizowana jest także w procesie dialogu społecznego. Dzieje się tak wtedy, gdy zakład pracy zostaje objęty działaniem organizacji związkowej lub gdy u danego pracodawcy działalność rozpocznie wyłoniona przez załogę rada pracowników. Proces ten jest wielopłaszczyznowy, co wynika z holdingowej struktury GK PGE. Jest on koordynowany na poziomie Centrum Korporacyjnego PGE S.A. przez Departament Dialogu i Relacji Społecznych. Przedmiotem dialogu społecznego są zarówno kwestie wynikające z powszechnie obowiązujących przepisów prawa (np. warunki pracy, zasady wynagradzania, kwestie socjalne), jak również na bieżąco zgłaszane przez strony.
Procesy współpracy wynikające z przepisów powszechnie obowiązujących i zawartych porozumień
W polskim ustawodawstwie istnieje szereg norm prawnych, które nakładają na pracodawców obowiązek współpracy z przedstawicielami pracowników (związkami zawodowymi, radami pracowników, reprezentacją załogi), w szczególności w sprawach dotyczących zmian organizacyjnych czy warunków pracy i płacy, co znajduje odzwierciedlenie w funkcjonujących regulacjach.
W Grupie nie zawarto jednego, globalnego porozumienia obowiązującego wszystkich pracodawców, jednak poszczególne spółki lub zakłady pracy posiadają porozumienia, które gwarantują angażowanie pracowników w podejmowanie decyzji oraz umożliwiają poznanie ich perspektywy. Akty te agregowane są w bazie zarządzanej przez DDRS.
W PGE S.A. do takich porozumień należą m.in. Zakładowy Układ Zbiorowy Pracy czy Porozumienie o współpracy zawarte 10 października 2024 roku pomiędzy PGE S.A. a Radą Pracowników obecnej kadencji, które reguluje kwestie współpracy i obowiązki konsultacyjne w sprawach związanych z przekazywaniem informacji (w tym dokumentów i materiałów) w zakresie m.in. działalności i sytuacji ekonomicznej pracodawcy, istotnych wydarzeń i umów dotyczących działalności spółki czy stanu i struktury i przewidywanych zmian zatrudnienia oraz działań mających wpływ na poziom zatrudnienia, a także zapewnia Radzie możliwość przedstawienia opinii czy prowadzenia konsultacji. Dotyczy to również wszelkich zmian organizacyjnych, które mogą wpłynąć na kształt regulaminu organizacyjnego.
Częstotliwość i forma spotkań z przedstawicielami pracowników zależą od specyfiki danego pracodawcy oraz wielkości zatrudnienia. W spółkach, gdzie jest to możliwe, np. PGE Asekuracja S.A. czy PGE Ventures sp. z.o.o., odbywają się cykliczne, cotygodniowe spotkania wszystkich pracowników, podczas których omawiane są aktualnie realizowane zadania, a także konsultowane są różne zagadnienia. W PGE Nowy Rybnik sp. z o.o. takie spotkania również odbywają się co tydzień. Inne spółki organizują spotkania w innej częstotliwości lub wykorzystują formę kaskadowego przekazywania informacji – np. w PGE Dom Maklerski S.A. czy ELMEN sp. z o.o. co tydzień organizowane są spotkania kadry kierowniczej oraz zarządu. Podobne spotkania, jednak w formule town hall meetings, organizowane są w PGE Systemy S.A. oraz PGE Baltica sp. z o.o., co pozwala pracownikom na poznanie procesów, projektów, planów na przyszłość i zasygnalizowanie swojej perspektywy.
W poszczególnych spółkach funkcjonują dodatkowo takie formy współpracy jak:
- konsultacje i uzgodnienia przy konkretnych rozwiązaniach,
- spotkania z przełożonymi i dyrektorami (w zależności od spółki – różnej regularności),
- spotkania podczas celebrowania ważnych wydarzeń (dni bez wypadku, Dzień Energetyka),
- spotkania pracodawcy z ponadzakładowymi organizacjami związkowymi (różnej regularności, np. co miesiąc w przypadku PGE Energetyka Kolejowa S.A.).
Procesy korporacyjne współpracy z własnymi zasobami pracowniczymi realizowane są poprzez odpowiedzialności przypisane do różnych obszarów – w zależności od kontekstu biznesowego i założonego celu.
Kluczowym procesem korporacyjnym, który pozwala na poznanie potrzeb i stanowisk pracowników (wszystkich, nie tylko poprzez wiarygodnych przedstawicieli) jest Badanie Opinii Pracowników (BOP), które przeprowadzane jest rokrocznie w spółkach Grupy PGE, które przystąpiły do inicjatywy. Należą do nich:
- PGE S.A.,
- PGE Systemy S.A.,
- PGE Baltica sp. z o.o.,
- PGE Energia Ciepła S.A. wraz ze spółkami zależnymi,
- PGE Obrót S.A.,
- PGE Ekoserwis S.A.
Badanie Opinii Pracowników dotyczy obszarów funkcjonowania pracownika w firmie. Badane jest między innymi postrzeganie takich obszarów jak: zaangażowanie, współpraca, przywództwo, wynagrodzenia, BHP, podejście do zachodzących zmian. Poza licznymi pytaniami zamkniętymi, które pozwalają na mierzenie wskaźników, ankieta zawiera również pytania otwarte, które pełniej pozwalają poznać nastroje.
Po zakończeniu badania i opracowaniu wyników przez niezależną firmę badawczą, wyniki komunikowane są w organizacji i zarówno poszczególni pracodawcy, jak i kadra zarządzająca właściwych obszarów opracowują plany działań, mające na celu doskonalenie organizacji.
Skuteczność BOP mierzona jest m.in. poprzez sukcesy we wdrożeniu założonych działań. Dzięki tym działaniom w 2024 roku wdrożono takie zmiany jak:
- zwiększenie autonomii kierowników liniowych i włączenie w podejmowanie decyzji personalnych z kadrą zarządzającą, udostępnienie wglądu w wynagrodzenia dla kierowników liniowych czy zorganizowanie systemów doceniania w PGE Systemy S.A.,
- zwiększenie kwoty refundacji kosztów na zakup okularów korygujących wzrok dla pracowników zatrudnionych na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe oraz zaplanowanie w planie szkoleń na 2025 szkoleń miękkich z radzenia sobie ze stresem i organizacją pracy w PGE Energia Ciepła S.A.,
- wyposażenie budynku przy ul. Mysiej 2 w budki do pracy cichej czy zorganizowanie Dnia Życzliwości w PGE S.A.
W PGE S.A., PGE Systemy S.A. oraz PGE Baltica sp. z o.o. realizowana jest również ankieta Profil Lidera, która pozwala pracownikom ocenić swoich menedżerów (bezpośrednich oraz n+1). Wyniki komunikowane są Zarządom, dyrektorom oraz osobom ocenianym, a następnie omawiane przez menedżerów na spotkaniach z pracownikami. Pozwala to doskonalić warsztat menedżerski i wypowiedzieć się pracownikom na temat preferowanych stylów zarządzania. Zarówno w procesach korporacyjnych, jak i procesach ad-hoc, uczestniczą bezpośrednio pracownicy albo ich przedstawiciele. Dostęp do możliwości wyrażenia opinii nie zależy od grupy pracowników, do której należy dana osoba – grupy szczególnie podatne na wpływy mają taki sam dostęp do możliwości wyrażenia opinii, a PGE uzyskuje ich wgląd w tych samych procesach.
Konsultacje z pracownikami w zakresie BHP prowadzone są przez poszczególnych pracodawców głównie w ramach powołanych przez nich Komisji BHP. Dąży się do tego, aby była w nich równa liczba przedstawicieli pracowników i pracodawców oraz lekarz medycyny pracy. Posiedzenia komisji odbywają się co najmniej raz na kwartał. Zadaniem komisji BHP jest konsultowanie zagadnień BHP, w szczególności: dokonywanie przeglądu warunków pracy, okresowej oceny stanu bezpieczeństwa i higieny pracy, opiniowanie podejmowanych przez pracodawcę środków zapobiegających wypadkom przy pracy i chorobom zawodowym, formułowanie wniosków dotyczących poprawy warunków pracy oraz współdziałanie z pracodawcą w realizacji jego obowiązków w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy. Tam, gdzie nie ma powołanych komisji (głównie wśród pracodawców zatrudniających mniej niż 250 pracowników) współpraca z pracownikami odbywa się w inny przyjęty sposób. Regulamin bezpieczeństwa i higieny pracy w GK PGE zobowiązuje spółki do powoływania Komisji BHP. Jeżeli z obiektywnych przyczyn nie może ona funkcjonować, istnieje możliwość powołania innego ciała służącego do konsultacji z Pracownikami zagadnień BHP.
Spółki GK PGE udostępniają własnym zasobom pracowniczym różne kanały w zakresie informowania o kwestiach BHP, m.in.: poprzez przełożonych, służbę BHP, społecznych inspektorów pracy, ogólnodostępne fizyczne skrzynki na zgłoszenia w wersji papierowej, skrzynki mailowe, komisje BHP, aplikację IT, itp. Ponadto od przedstawicieli najwyższego kierownictwa spółek należących do Grupy PGE oczekuje się regularnych wizyt w miejscach wykonywania prac przez przyporządkowanych w strukturze pracowników. W tym celu opracowano podręcznik przeprowadzania takich wizyt menedżerskich w terenie. Liczba wizyt jest monitorowana. W części spółek GK PGE przeprowadza się badanie opinii pracowniczych, w ramach których uwzględniane są kwestie BHP. Zadnienia BHP są omawiane na spotkaniach z pracownikami oraz z ich przedstawicielami. Opinie pracowników są brane pod uwagę przy planowaniu działań w zakresie BHP.
W segmencie ciepłownictwo GK PGE przeprowadza się coroczną ankietę BHP obejmującą 56 pytań w zakresie kultury BHP. Dodatkowo funkcjonuje tam narzędzie informatyczne do zgłaszania obserwacji BHP, zarówno potwierdzających zgodność z wymaganiami, jak i wskazujących konieczność podjęcia działań korekcyjnych. W 2024 roku zgłoszono w ramach tego systemu 15 722 pojedynczych obserwacji BHP.
Regulamin bezpieczeństwa i higieny pracy w GK PGE zobowiązuje spółki do zapewnienia aktywnego współudziału pracowników lub ich przedstawicieli w doskonaleniu stanu BHP poprzez m.in. konsultację działań w tym obszarze.
Zdarza się, że organizacja staje przed zmianami lub wyzwaniami, które dotyczyć będą pracowników i włączenie ich w grupy decyzyjne sprawi, że zwiększy się prawdopodobieństwo wyboru rozwiązań najbardziej dopasowanych do potrzeb poszczególnych grup (z uwzględnieniem kontekstu biznesowego). W takich okolicznościach pracodawcy podejmują decyzje o przeprowadzeniu stosownych konsultacji (czy to przez wiarygodnych przedstawicieli, czy przez ogół pracowników). Najczęściej wykorzystywanym w takich okolicznościach narzędziem są ankiety internetowe.