Funkcjonowanie Grupy PGE opiera się na trzech filarach stanowiących podstawowe wartości przedsiębiorstwa: partnerstwie, odpowiedzialności oraz rozwoju. Umożliwienie pracownikom zgłaszania wątpliwości (szczególnie w obszarach objętych Ustawą z dnia 14 czerwca 2024 roku o ochronie sygnalistów jak i non-compliance) jest ważnym aspektem realizacji tych wartości. Dzięki temu możliwe jest bardziej efektywne identyfikowanie negatywnych wpływów, które przy akceptowalnych kosztach biznesowych można zminimalizować bądź zlikwidować.
Pracownicy Grupy PGE mogą zgłaszać swoje wątpliwości i refleksje związane z dostrzeżonym negatywnym wpływem do lokalnych komórek HR, przełożonych czy ogólnodostępnych kanałów, które różnią się w zależności od pracodawcy.
Ponadto, niezależnie od funkcjonujących w ramach obszaru zarządzania zasobami ludzkimi narzędzi, Grupa PGE umożliwia również pracownikom zgłaszanie nieprawidłowości w oparciu o obowiązujące procedury wewnętrzne. Do 24 września 2024 roku była to Procedura Ogólna – zgłaszanie i postępowanie ze zgłoszeniami podejrzenia wystąpienia incydentów niezgodności w GK PGE oraz ochrona sygnalistów, a po tej dacie Procedura ogólna – zgłaszanie i postępowanie ze zgłoszeniami podejrzenia wystąpienia incydentów niezgodności w GK PGE oraz ochrona osób zgłaszających. Szczegółowy opis funkcjonowania systemów zgłoszeń nieprawidłowości, został opisany w części G1.
W przypadku stwierdzenia negatywnego wpływu na osoby należące do grona własnych zasobów pracowniczych GK PGE, w ramach postępowań wyjaśniających przeprowadzonych w ramach Procedury ogólnej – zgłaszanie i postępowanie ze zgłoszeniami podejrzenia wystąpienia incydentów niezgodności w GK PGE oraz ochrona osób zgłaszających, opracowane są rekomendacje, które przekazywane są Zarządowi spółki przez zespół prowadzących postępowanie wyjaśniające. W ramach nadzoru prowadzony jest monitoring wykonania tych rekomendacji.
Podstawowym punktem kontaktu dla pracownika w spółce jest: przełożony oraz pracownicy komórek właściwych ds. zarządzania kapitałem ludzkim, w tym osoby pełniące funkcje HR Biznes Partnerów. Są to osoby, które ściśle współpracują z menedżerami, aby integrować działania z obszaru kapitału ludzkiego z celami biznesowymi. GK PGE udostępniła również formalny mechanizm zgłaszania nieprawidłowości, za pomocą którego pracownicy mogą zgłaszać swoje wątpliwości i potrzeby bezpośrednio do Departamentu Compliance. Szczegółowe informacje zostały opisane w części dotyczącej G1 niniejszego Oświadczenia, a także są dostępne na stronie www.gkpge.pl w zakładce Compliance. Dodatkowo osoby, które chciałyby zadać pytanie lub zgłosić wątpliwości, mogą skorzystać z adresu: OpiniaCompliance.pgesa@gkpge.pl. Pracownicy zachęcani są również do bezpośredniego kontaktowania się z Koordynatorami Compliance w swoich spółkach.
Zgodnie z Procedurą przeciwdziałania Mobbingowi i Dyskryminacji (zarówno w PGE S.A., jak i w spółkach zatrudniających pracowników), z przewidzianego trybu zgłoszeń skorzystać mogą pracownicy lub grupy pracowników, którzy uważają, że doświadczyli szeroko rozumianych niewłaściwych zachowań. Zawiadomienie może dotyczyć zachowania pojedynczej osoby lub grupy osób. Z podstawowego trybu wyłączono przedstawicieli pracowników, ze względu na znaczenie zeznań osoby poszkodowanej i konieczność przytoczenia i zweryfikowania faktów. Jednak, aby zapewnić pełne wykorzystanie możliwości i kreowanie przyjaznego środowiska pracy, procedura stanowi, że każdy pracownik, który uważa, że zauważył niewłaściwe zachowania, może zgłosić tę okoliczność do komórki właściwej ds. compliance i zgłoszenie to rozpatrywane jest jako non-compliance.
- mailowo na wskazany adres e-mail, do którego zastosowano mocne ograniczenie dostępu do odczytu (ze względu na wrażliwość przekazywanych danych);
- listownie (do Dyrektora ds. Zarządzania Kapitałem Ludzkim);
- osobiście, pisemnie lub ustnie do protokołu, na spotkaniu z członkiem zarządu, Dyrektorem ds. Zarządzania Kapitałem Ludzkim, Dyrektorem ds. Compliance.
Informacje o powyższych kanałach dostępne są w intranecie Grupy PGE, intranetach poszczególnych spółek oraz w banku Dokumentów Systemu Zarządzania. O kanałach informowani są również menedżerowie na spotkaniach z HR Business Partnerami, a także uczestnicy różnych szkoleń, podczas których podnoszone są kwestie związane z niewłaściwymi zachowaniami.
Każdy pracownik ma obowiązek podpisania oświadczenia o zapoznaniu się z procedurą, o której mowa w tym rozdziale, co pozwala pracodawcom przyjąć, że są im znane powszechnie dostępne kanały zgłoszeń mobbingowych.
Po wpłynięciu zgłoszenia kanałem „mobbingowym” następuje jego weryfikacja. W przypadku braków formalnych w zgłoszeniu, osoba zgłaszającą zostaje wezwaniu do ich uzupełnienia. Jednak nawet w przypadku braku uzupełnienia, takie zgłoszenie rozpatrywane jest jako non-compliance.
W przypadku pozytywnej weryfikacji, pracodawca powołuje komisję, której zadaniem jest rozpatrzenie zgłoszenia. Członkowie komisji powinni cechować się nieposzlakowaną opinią oraz posiadać niezbędne doświadczenie życiowe i zawodowe, pozwalające na obiektywne rozpatrzenie zawiadomienia. Członkowie komisji i inne osoby dopuszczone do pracy w komisji (w tym sekretarz) zobowiązani są do zachowania poufności w odniesieniu do wszystkich okoliczności i danych osobowych, o których dowiedziały się w toku prac komisji oraz dotyczących postępowania, pod rygorem sankcji przewidzianych w regulacjach pracodawcy i w przepisach prawa.
Komisja po przenalizowaniu treści zawiadomienia podejmuje decyzje dotyczące dalszych działań w sprawie, obejmujących w szczególności: analizę materiału dowodowego, wysłuchanie stron postępowania czy przesłuchanie świadków.
Po przeprowadzeniu postępowania dowodowego komisja sporządza raport końcowy, w którym przedstawia zwięzły opis zarzutów, przeprowadzone dowody, ustalony stan faktyczny, zdania odrębne (jeżeli zostały zgłoszone), ewentualnie proponowane działania, zmiany i usprawnienia, które mogą ograniczyć ryzyko wystąpienia niewłaściwych zachowań w przyszłości. Pracodawca, po zapoznaniu się z treścią raportu, podejmuje decyzję o dalszych krokach i stosowych działaniach wobec uczestników postępowania.
Pracodawca udziela stronom postępowania informacji o sposobie rozstrzygnięcia sprawy, podjętych decyzjach i zaplanowanych działaniach. Pracodawca może zlecić komisji przekazanie stronom postępowania całej lub częściowej opinii ze wskazaniem jej zakresu.
Złożenie przez pracownika zawiadomienia nie może wiązać się z negatywnymi konsekwencjami, w tym w sferze zatrudnienia, o ile skorzystanie z tego instrumentu nie było działaniem w złej wierze lub wyłącznie w celu zaszkodzenia innej osobie. Ma to chronić przed działaniami odwetowymi.
Departamenty właściwe ds. ZKL w poszczególnych spółkach na bieżąco prowadzą rejestry zgłaszanych zawiadomień, a po zakończeniu prac komisji – ich rozstrzygnięcia (oczywiście z poszanowaniem prawa do prywatności uczestników postępowania). Dodatkowo na mocy wytycznych wydanych przez Centrum Korporacyjne, poszczególni pracodawcy informują Departament Zarządzania Kapitałem Ludzkim i Kulturą Organizacji w PGE S.A. każdorazowo o wszczęciu i rozstrzygnięciu postępowania, a raz do roku przekazują zbiorcze zestawienia. Ich elementem są również rekomendowane przez poszczególne komisje środki i kierunki działań, które pozwalają wdrażać środki zaradcze i kreować kulturę organizacyjną w pożądanym kierunku.
Komórki właściwe ds. ZKL w poszczególnych spółkach prowadzą rejestr zawiadomień o niewłaściwych zachowaniach, uwzględniający informację o zawiadomieniach przekazanych do rozpoznania na podstawie właściwej procedury ogólnej.
Skuteczność kanałów „mobbingowych” monitorowana jest między innymi poprzez weryfikację terminowości prac poszczególnych komisji, przekazywanie protokołów do pracodawców oraz bieżący monitoring tego, czy w danym kanale pojawiło się nowe zgłoszenie. W 2024 roku Grupa PGE nie badała świadomości obecności struktur zgłaszania i poziomu zaufania wobec nich.
Szczegółowy opis przyjętych przez Spółki GK PGE polityk ochrony osób korzystających z kanałów zgłoszeń, znajduje się w części G1.
Opis sposobu, w jaki osoby należące do grona własnych zasobów pracowniczych, na których przedsiębiorstwo może mieć istotny wpływ oraz ich przedstawiciele mają dostęp do kanałów na poziomie przedsiębiorstwa, w którym są zatrudnieni lub na rzecz którego świadczą pracę w odniesieniu do BHP znajduje się w części S1-2.