Podejście Grupy PGE do budowania partnerstwa biznesowego określa Kodeks etyki Grupy Kapitałowej PGE. Na jego podstawie powstał Kodeks Postępowania dla Partnerów Biznesowych Spółek Grupy Kapitałowej PGE. Do znajomości i przestrzegania tego dokumentu zobowiązany jest każdy dostawca współpracujący z Grupą PGE. Każdy potencjalny dostawca korzysta z dedykowanego narzędzia - platformy zakupowej, gdzie dokonując rejestracji, poświadcza zapoznanie się oraz przyjmuje do wiadomości, że każda potencjalna umowa zawierać będzie zobowiązanie do przestrzegania zapisów Kodeksu.
Polityka mająca na celu zapobieganie opóźnieniom w płatnościach
GK PGE nie posiada formalnej polityki, która ma na celu zapobieganie opóźnieniom w płatnościach wobec kontrahentów. Spółki z Grupy PGE działają w oparciu o zapisy Ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych. Większość spółek (z wyłączeniem małych spółek o niewielkiej skali działalności) posiada wewnętrzne procedury, określające między innymi zasady akceptacji, obiegu i dekretacji dokumentów księgowych oraz dokonywania płatności. Szczegółowe informacje dotyczące realizacji zasad i standardów w celu zapobiegania opóźnieniom w płatnościach zostały opisane w części G1-6.
Zasady współpracy z dostawcami Grupy PGE
Klauzule umowne, odwołujące się do Kodeksu KPPB (tzw. „klauzule Compliance”) stosowane są, co do zasady, we wszystkich umowach spółek Grupy Kapitałowej PGE z partnerami biznesowymi. Obowiązek ten nie dotyczy umów o poufności (tzw. umowy NDA), pod warunkiem udokumentowanego poinformowania drugiej strony umowy o wymaganych klauzulach, jakie będą miały zastosowanie w przypadku podpisania umowy docelowej, w następstwie umowy o poufności, czy w umowach pomiędzy spółkami GK PGE a dostawcą, którego udziałowcem/ akcjonariuszem/ właścicielem/ partnerem/ komandytariuszem/ wspólnikiem jest:
- Skarb Państwa w wysokości powyżej 50% udziałów/akcji;
- jednostka samorządu terytorialnego w wysokości powyżej 50% udziałów/akcji,
- przedsiębiorstwo państwowe w wysokości powyżej 50% udziałów/ akcji,
- jednostka administracji rządowej centralnej, e. państwo członkowskie UE w wysokości powyżej 50% udziałów oraz instytucje UE.
Kodeks zawiera dedykowany rozdział, dotyczący praw człowieka i standardów pracy. Obejmuje on, m.in. zakaz korzystania z pracy dzieci oraz zakaz stosowania pracy przymusowej, zarówno w Polsce, jak i poza jej granicami. W przypadku zatrudniania osób niepełnoletnich, Kodeks uznaje wyłącznie działania oparte o przepisy prawa pracy. Dostawcy zobowiązani są także, aby nie tolerować jakiejkolwiek formy wykonywania pracy na ich rzecz lub ich podwykonawców, jeśli w pracy tej wykorzystywano by trudną sytuację ekonomiczną lub polityczną, zmuszając ludzi do pracy w warunkach narażających ich zdrowie lub naruszających godność. Grupa PGE oczekuje również od dostawców, aby nie stosowali i nie tolerowali żadnych form mobbingu ani dyskryminacji.
Dodatkowo w Kodeksie uwzględnione zostały wymogi wynikające z wytycznych „Standardów rekomendowanych dla systemu zarządzania zgodnością w zakresie przeciwdziałania korupcji oraz ochrony sygnalistów w spółkach notowanych na rynkach organizowanych przez Giełdę Papierów Wartościowych w Warszawie” oraz wewnętrzne zasady obowiązujące w Grupie Kapitałowej PGE, między innymi w zakresie polityki upominkowej oraz możliwości zgłaszania ewentualnych naruszeń. Ponadto Grupa PGE zobowiązuje swoich kontrahentów do stosowania procedur mających zapewnić przestrzeganie Wytycznych OECD dla przedsiębiorstw wielonarodowych, jak również Wytycznych ONZ dotyczących biznesu i praw człowieka.
W razie uzasadnionych wątpliwości co do przestrzegania zasad kodeksu, klauzule umowne przewidują, że dostawca podejmie działania naprawcze mające na celu ich dochowanie. W przypadku istotnych naruszeń kodeksu, PGE zastrzega sobie prawo do podjęcia stosownych działań wobec dostawcy, z możliwością zakończenia współpracy.
Komunikowanie dostawcom spółek Grupy Kapitałowej PGE wymagań zawartych w Kodeksie odbywa się poprzez strony internetowe, dokumentację zakupową, stosowane klauzule umowne, dedykowane panele tematyczne odbywające się w trakcie konferencji kierowanych do aktualnych lub potencjalnych partnerów biznesowych. W 2024 roku odbyły się warsztaty dedykowane przyszłym i aktualnym dostawcom, na których przedstawiono informacje dotyczące Kodeksu Postępowania dla Partnerów Biznesowych Spółek Grupy Kapitałowej PGE. W ten sposób Grupa PGE promuje standard przestrzegania przepisów prawa i norm etycznych w ramach szeroko rozumianego prowadzenia działalności biznesowej.
Grupa PGE w ramach kryteriów społecznych opartych o Ustawę Prawo Zamówień Publicznych (Ustawę PZP) wymaga, aby dostawcy do wybranych usług np. obsługi klientów, wsparciu sprzedaży, obsługi posprzedażowej czy obsługi pomiarów i rozliczeń delegowali osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę. W trakcie realizacji umowy z dostawcą, Grupa PGE uprawniona jest do wykonywania czynności kontrolnych wobec dostawcy np. dotyczących tego, czy dostawca spełnia wymóg zatrudniania na podstawie umowy o pracę. Z kolei w ramach kryteriów środowiskowych opartych o Ustawę PZP, Grupa PGE dba o przestrzeganie zasad dotyczących aktualnych norm emisji spalin, wielkości zużycia energii w cyklu łączonym, wielkości emisji dwutlenku węgla (CO2) w cyklu łączonym, aby były one zgodne z normami obowiązującymi w Unii Europejskiej.
- organizację spotkań informacyjnych, mających na celu pozyskanie informacji w zakresie weryfikacji potencjału polskich i zagranicznych dostawców np. przy budowie morskich farm wiatrowych, budowania zaplecza polskich dostawców przy budowie morskich farm wiatrowych, identyfikacji potrzeb interesariuszy morskiej energetyki wiatrowej.
- budowanie łańcucha dostaw przedsiębiorstw obecnych w branży morskiej energetyki wiatrowej,
- budowanie pozytywnego wizerunku poprzez relacje z dostawcami.
Grupa PGE prowadząc postępowania zakupowe dąży do osiągnięcia maksymalnych, wymiernych korzyści, nie zapominając jednak o wartościach określonych w Kodeksie etyki GK PGE, tj.: Partnerstwie, Rozwoju, Odpowiedzialności.
Tym samym Grupa zmierza w kierunku jak najszerszego zaangażowania w kwestie społeczne oraz środowiskowe, również w obszarze prowadzonych postępowań zakupowych. W tym celu Grupa PGE dba o:
GK PGE stawia w wybranych postępowaniach zakupowych wymagania dostawcom oraz ich podwykonawcom w zakresie standardów bezpieczeństwa i higieny pracy.
GK PGE zmierza w kierunku jak najszerszego zaangażowania dostawców w kwestie społeczne, tym samym w wybranych postępowaniach zakupowych wspiera rynek pracy, małych i średnich przedsiębiorców, rozwój rynku i społeczności lokalnych oraz aktywizację osób wykluczonych społecznie i niepełnosprawnych.
GK PGE organizuje dialogi techniczne z potencjalnymi dostawcami, aby rozwijać świadomość oraz poszerzać horyzonty na drodze poszukiwań optymalnych rozwiązań; tym samym wraz ze wzrostem wymagań Grupa PGE promuje dostawców oferujących rozwiązania najbardziej zaawansowane technologicznie oraz innowacyjne. W wybranych postępowaniach zakupowych w dokumentacji zakupowej, obok ekonomicznych kryteriów oceny ofert, Grupa PGE uwzględnia dodatkowe kryteria promujące innowacyjność zastosowanych technologii.
GK PGE promuje rozwiązania przyjazne dla środowiska, wymagając w wybranych postępowaniach zakupowych od dostawców, aby prowadzili działalność gospodarczą z poszanowaniem standardów w zakresie ochrony środowiska.
W ramach zawartych umów (w wybranym zakresie) Grupa PGE stosuje postanowienia gwarantujące przedsiębiorstwu możliwość audytowania Dostawcy w zakresie kwestii społecznych czy środowiskowych, np. w zakresie odpowiedniego gospodarowania odpadami.
W 2024 roku Grupa PGE wystartowała z jednym z pierwszych w Polsce Dynamicznym Systemem Zakupów (DS) opartym o przepisy Ustawy PZP. Nowy system pozwala na przystępowanie do postępowania w dowolnym momencie, co pozwala na nieograniczanie konkurencji i podtrzymanie relacji z dostawcami.
Zachowanie zasad Ładu Korporacyjnego w procesie zakupowym
Dzięki ciągłemu wspieraniu i edukowaniu pracowników Grupy PGE oraz doskonaleniu procesu zakupowego, Grupa rozwija swój łańcuch wartości w sposób zrównoważony. Postępowania zakupowe przygotowywane i prowadzone są z poszanowaniem zasad proporcjonalności, przejrzystości, celowości, uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców przy zachowaniu interesu Grupy PGE. Czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem postępowania zakupowego wykonują osoby, które zapewniają bezstronność i obiektywizm. Każda z tych osób zobowiązana jest do zadeklarowania, że nie pozostaje w konflikcie interesu i nie łączą jej z partnerami biznesowymi relacje, mogące wpływać na decyzję co do wyboru ostatecznej oferty.
Uczciwe postępowanie wobec dostawców zapewnia także funkcjonujący w spółkach Grupy System Zakupowy Grupy Kapitałowej PGE (SWPP), obecnie używany przez ponad 8 tys. pracowników Grupy PGE. System jest odpowiedzią na wyzwania rynku i zmieniające się przepisy prawa – w szczególności dotyczące elektronizacji zamówień publicznych. Korzystanie z platformy do elektronicznej obsługi procesów zakupowych zapewnia transparentność, bezpieczeństwo, a przy tym konkurencyjność.
W procesie zakupowym analizowane są możliwe ryzyka wynikające z łańcucha dostaw. Zakres ryzyk obejmuje m.in. kwestie społeczne, kwestie ryzyk zdarzeń losowych, w tym związanych z klimatem.
Ważną częścią systemowego podejścia do procesu zakupowego jest, m.in. wymóg stosowania klauzul dotyczących np. zatrudniania na podstawie umowy o pracę w umowach z kontrahentami uwzględniając specyfikę niektórych zamówień takich jak: ochrona, usługi sprzątania czy usługi remontowo-budowlane. Wymóg zatrudniania pracowników na umowę o pracę stanowi wyraz zagwarantowania pracownikom realizującym na rzecz Grupy Kapitałowej PGE zamówień, kluczowych praw pracowniczych, a w szczególności ochrony wynikającej z powszechnie obowiązującego prawa.
Warunkiem rozpoczęcia współpracy dostawcy z Grupą PGE jest jego weryfikacja, w ramach której uwzględniane są aspekty niezalegania Dostawcy z opłatami wynikającymi z prawa (ZUS, podatki), posiadanie odpowiedniego ubezpieczenia, pozwoleń, certyfikatów, a także m.in. identyfikacja beneficjenta rzeczywistego czy weryfikacja kontrahenta na krajowych oraz europejskich listach osób i podmiotów objętych sankcjami, wobec których stosowane są środki, o których mowa w ustawie o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego.
Grupa PGE dąży do stabilnych, długoterminowych relacji z kluczowymi dostawcami, które umożliwiają nie tylko optymalizację kosztów, ale również lepszą jakość świadczonych usług. Długofalowe relacje z niezawodnymi dostawcami pozwalają spółce na zapewnienie ciągłości niezbędnych dostaw.
Jednocześnie Grupa PGE wykazuje zrozumienie, że dostawcy mogą napotkać trudności związane z produkcją lub dostawami i oferuje wsparcie w trudnych momentach. Grupa PGE dąży do równowagi pomiędzy potrzebami własnymi, a interesami dostawcy. Unika także nadmiernych wymagań.
Grupa PGE minimalizuje ryzyka w odniesieniu do sankcji podmiotowych i przedmiotowych nakładanych na Rosję w wyniku konfliktu zbrojnego w Ukrainie poprzez dokonywanie weryfikacji kontrahentów oraz przedmiotu umowy w celu dochowania należytej staranności za pomocą opracowanego mechanizmu weryfikacyjnego. Stworzone w tym celu wytyczne obejmują procesy zakupowe oraz procesy tworzenia relacji biznesowych, w tym zawierania umów. Obowiązują one we wszystkich spółkach Grupy PGE i stanowią podstawę do uczciwego, rzetelnego i bezpiecznego nawiązywania współpracy z kontrahentami. Cykliczne działania, w postaci szkoleń pracowniczych, monitorowania uwarunkowań prawnych, wprowadzania jednolitych standardów i schematów postępowań w Grupie Kapitałowej PGE stanowią podstawę dochowania należytej staranności. W Grupie Kapitałowej PGE przeprowadzono w 2024 roku szkolenia dla wybranych grup pracowników dotyczące weryfikacji kontrahentów na listach sankcyjnych. Szkolenia odbywały się w formie on-line.
Procedura Ogólna Zakupów Grupy Kapitałowej PGE. Dzięki niej proces zakupowy w Grupie Kapitałowej PGE jest ujednolicony. Niektóre spółki zobowiązane są ponadto do stosowania przepisów o zamówieniach publicznych.
Zestaw rekomendowanych postaw i zasad, jakimi powinni kierować się pracownicy oraz potencjalni dostawcy podczas przetargów określają Dobre Praktyki Zakupowe, opracowane w dwóch wersjach językowych (polskiej i angielskiej), przywołujące, m.in. obowiązujące w Grupie Kapitałowej PGE zasady antykorupcyjne. Jedną z zasad jest zasada: „zero upominków”, którą objęci są pracownicy inicjujący proces zakupowy (składający wniosek zakupowy), członkowie komisji i wszystkie osoby biorące udział w procesie oraz osoby realizujące umowy, zawarte w wyniku procesu zakupowego.
W toku procesu zakupowego dostawcy informowani są także o konieczności zapoznania się z Regulaminem Systemu Zakupowego Grupy Kapitałowej PGE. W dokumencie określone są zasady oraz tryb korzystania z systemu, zasady składania ofert oraz innych dokumentów w postępowaniach zakupowych. Wsparciem dla wykonawców są również:
- Szczegółowa Instrukcja korzystania z Systemu Zakupowego Grupy Kapitałowej PGE,
- Niezbędnik Systemu Zakupowego Grupy Kapitałowej PGE dla wykonawców.
Przed ostateczną decyzją wyboru dostawcy, dokonywana jest odpowiednia analiza i ocena dokumentów, czy Dostawca spełnia wymagania określone w danym postępowaniu.
